Sudėtingame įmonės valdymo procese efektyvi komunikacija yra vienas iš pagrindinių faktorių, kuris leidžia veiklą vykdyti kuo įmanoma sklandžiau ir nuosekliau, t.y. skatina bendradarbiavimo ir tobulėjimo kultūrą. Šiame straipsnyje mes gilinamės į esminį komunikacijos vaidmenį didinant veiklos efektyvumą ir nagrinėjame strategijas, kaip įveikti įprastas kliūtis, trukdančias komunikacijos efektyvumui.
Kas yra komunikacija įmonės valdyme?
Komunikacija įmonės valdyme apima daug daugiau nei vien keitimasis informacija. Tai kanalas, kuriuo perduodami iškelti tikslai, reikalavimai, taisyklės, taip pat priimami sprendimai ir koordinuojami veiksmai. Efektyvi komunikacija užtikrina, kad visos suinteresuotosios šalys mato vienodą įmonės paveikslą, aiškiai supranta bendrus tikslus ir siekia jų. Taigi vidinė įmonės komunikacija yra svarbi visuose įmonės veiklos žingsniuose: nuo strateginio planavimo susitikimų iki kasdienių operacijų.
Kokios dažniausios komunikacijos neefektyvumo priežastys?
Nepaisant paminėtos svarbos, komunikacija įmonės valdyme dažnai yra neefektyvi. Ir priežastys gali būti įvairios:
- hierarchinė organizacijos struktūra, kuri slopina atvirą dialogą;
- kultūriniai skirtumai, sukeliantys nesusipratimus;
- technologiniai apribojimai, pavyzdžiui, pasenusios komunikavimo sistemos arba prieigos prie skaitmeninių priemonių trūkumas, taip pat gali trukdyti informacijos srautui ir sulėtinti sprendimų priėmimo procesus;
- efektyvios komunikacijos siekimas ir įgyvendinimas nėra įtrauktas į strateginį valdymą.
Neefektyvios komunikacijos pasekmės taip pat gali būti įvairios, tačiau dažniausiai tai atsiliepia bendriems įmonės rezultatams ir emocinei darbuotojų sveikatai:
- Praleisti užduočių įgyvendinimo terminai – nepatenkinti klientai, tiekėjai ar partneriai.
- Nepavyksta pasiekti išsikeltų tikslų – įmonė neuždirba pelno, negali augti ir plėstis.
- Dėl informacijos trūkumo ar nebendradarbiavimo sumažėja produktyvumas bei efektyvumas.
- Darbuotojai ima nepasitikėti vieni kitais, vadovais ar net pačia organizacija
- Mažėja darbuotojų motyvacija, pasitenkinimas darbu. Dėl šios priežasties didėja darbuotojų kaita, dėl nuolatinės darbuotojų kaitos didėja klaidų tikimybė atliekamoje veikloje ir pan.
Efektyvios komunikacijos kūrimo strategija
Siekiant padidinti komunikacijos efektyvumą įmonėje, reikia imtis priemonių pirmiausiai identifikuoti problemas ir jas pašalinti. Labai dažnai veiklos efektyvumo gerinimo metodai, tuo pačiu gerina ir įmonės komunikaciją, pvz.: procesų valdymas, projektų valdymas, Lean metodika ir kt. Taigi komunikacijos gerinimas gali būti įtrauktas į veiklos efektyvumo gerinimo strategiją.
Jei kalbėtume išimtinai vien tik apie komunikacijos efektyvumo gerinimą, tuomet reikėtų pradėti nuo skaidrumo, pasitikėjimo ir įtraukimo kultūros kūrimo, kai visi balsai yra vertinami ir girdimi. Labai svarbu suteikti ir gauti grįžtamąjį ryšį.
Lyderystė vaidina lemiamą vaidmenį siekiant efektyvios komunikacijos, t.y. vadovai savo pavyzdžiu formuoja skaidrią ir atvirą bendravimo praktiką su kolegomis ir darbuotojais. Gali būti pasitelkti komunikacijos mokymai, siekiant pagerinti darbuotojų bendravimo įgūdžius, taip pat gali padėti užpildyti komunikacijos spragas ir ugdyti bendravimu pagrįstą kultūrą.
Technologijų panaudojimas siekiant pagerinti komunikacijos efektyvumą
Šiuolaikinis amžius – skaitmeninis amžius, ypač tai jaučiasi į darbo rinką įsiliejant vis jaunesnėms darbuotojų kartoms. Taigi reikia kuo geriau įsisavinti ir išnaudoti technologinius sprendimus bei įrankius. Pavyzdžiui, projektų valdymo programinė įranga, bendradarbiavimo platformos ir vaizdo konferencijų įrankiai leidžia sklandžiai bendrauti ir bendradarbiauti, nepaisant geografinės vietos ar laiko juostos.
Efektyviai išnaudojamos technologijos neabejotinai komunikaciją padaro efektyvesne, pagerina informacijos mainus ir paspartina sprendimų priėmimo procesus. Tačiau norint užtikrinti, kad bendravimas išliktų autentiškas ir prasmingas, labai svarbu rasti pusiausvyrą tarp technologijų panaudojimo ir žmogiškųjų ryšių palaikymo.
Komunikacijos efektyvumo matavimas ir stebėjimas
Komunikacijos efektyvumas nėra dažnai matuojamas, kadangi tai paprastai neapibrėžiama kaip įmonės strateginis tikslas. Komunikacijos efektyvumas eina kartu su veiklos efektyvumu, ir dėmesys skiriamas veiklos efektyvumo gerinimui, kurio teigiama šalutinė pasekmė yra ir efektyvesnė komunikacija.
Visgi norint įvertinti komunikacijos efektyvumą, kaip ir kitose įmonės veiklos srityse galima įsivesti KPI rodiklius. Galimi KPI rodikliai: atsakymo į pateiktą užklausą laikas, grįžtamojo ryšio dažnis, darbuotojų įsitraukimo į įmonės veiklą ar pasitenkinimo darbu balai ir pan.
Efektyvi komunikacija – efektyvi įmonė
Efektyvi komunikacija yra viena iš būtinų efektyvios įmonės sąlygų. Kadangi tik esant skaidriai, aiškiai, tiksliai ir laiku iškomunikuotai informacijai galima priimti savalaikius ir tinkamus sprendimus, visos suinteresuotos šalys supranta ir vertina situacija vienodai bei siekia bendrų tikslų. Efektyvios komunikacijos dėka sumažėja nesusipratimų, dėl to atsiradusių užduočių perdarymų, darbų vėlavimo. Ir visa tai veda link efektyvesnio įmonės darbo.
Be First to Comment